RAPORT PRIVIND SITUAȚIA ECONOMAT SECTOR 5 SRL, DUPĂ SCHIMBAREA CONDUCERII

​După ce ani la rând conducerea Economat Sector 5 SRL a risipit banii pe achiziții inutile, precum: pixuri scumpe, zeci de mii de topuri de hârtie, zeci de mii de cutii de arhivare, produse de curățenie, dulciuri franțuzești, mii de pachete de șervețele și după ce societatea a fost folosită pentru a oferi anumite beneficii unor grupuri de interese, Economat a început să intre în normalitate și să respecte cele trei cerințe ale managementului: eficiență, eficacitate și economie.

​Noua conducere a reușit într-un timp foarte scurt să pună societatea pe făgașul normal al lucrurilor, chiar dacă o mare parte din angajați au încercat prin mijloace specifice să blocheze activitatea. Controalele și verficările au dezvăluit nereguli greu de imaginat sau chiar de necrezut. Milioane de lei s-au scurs fără ca instituțiile de control să aibă vreo reacție.

​Primarul Sectorului 5, Cristian Popescu Piedone a dispus ca societatea Economat Sector 5 SRL să prezinte un raport complet al activității societății în fața Consiliului Local Sector 5 în fiecare lună. Raportul este extrem de important, susține edilul, pentru a vedea situația reală a Economat SRL și pentru a vedea cum au fost cheltuiți banii la această societate.

​În conformitate cu Hotârarea Consiliului Local Sector 5, nr. 229 din 30.12.2020, Gabriel Crețu, consilier al Primarului Cristian Popescu Piedone, a procedat la preluarea funcției de administrator unic al S.C. Economat Sector 5 SRL. Această activitate nu s-a putut materializa decât începând cu data de 07.01.2021, din cauza blocării sediului de către fosta conducere și a atitudinii ostile a unor angajați.

​Imediat ce au fost restabilite relațiile de muncă, au fost desfășurat activitățile necesare cunoașterii situației generale a societății și a personalului acesteia.

Efectivele S.C. Economat Sector 5 SRL

​- efectiv prevazut în statul de organizare – 279 angajați;

​- efectiv încadrat – 164;

​- în centrala Economat – 32;

​- la magazine 132.

A. Situația financiară a S.C. Economat Sector 5 S.R.L se prezintă după cum urmează:

• DISPONIBILITĂȚI BĂNEȘTI LA BANCI

LA DATA DE 07.01.2021

​- Fonduri bănești disponibile în cont B.C.R:​478.834 lei

​- Fonduri bănești disponibile în cont B.R.D:​874.230 lei

​- Fonduri bănești disponibile în cont Trezorerie:​21.815 lei

​Total​​​1.374.879 lei

LA DATA DE 25.01.2021

​- Fonduri bănești disponibile în cont BCR:​714.950 lei

​- Fonduri bănești disponibile în cont BRD:​887.104 lei

​- Fonduri bănești disponibile în cont Trezorerie:​21.815 lei

​TOTAL​1.623.869 lei

​În perioada mai-sus menționată s-a folosit suma de 959.879 lei pentru:

– Acoperirea următoarelor cheltuieli urgente :

​- plata salarii transfer card:​538.283 lei

​- furnizori marfă magazine:​421.596 lei

​De asemenea, s-au plătit salarii sub formă de numerar în sumă de 172.393 lei, bani proveniți din încasările numerar ale magazinului Rahova.

​În această perioadă s-au făcut, totdată, plăți în numerar către furnizorii de marfă pentru a nu periclita continuitatea activității S.C. Economat Sector 5 S.R.L.

• DATORII

​- salarii restante​​0 lei

​- contribuții și impozite salarii (sept.-dec.)​2.556.032 lei

​- datorii către furnizorii de marfă magazine​2.660.000 lei

​- datorii către furnizorii de produse anti-covid19 – ​22.975.766 lei

​- datorii către furnizorii de tablete​2.374.720 lei

​- datorii către furnizorul de cântare dotare piețe​4.433.226 lei

​- datorii către furnizorii de utilități​ 72.602 lei

​- datorii către furnizorii de servicii​ 468.316 lei

​Total​​35.540.662 lei

​La începutul anului 2016 S.C. Economat Sector 5 S.R.L avea disponibilități bănești în sumă de 29.469.645 lei.

​În acest moment disponibilitățile bănești ale S.C. Economat Sector 5 S.R.L însumează aproximativ 2.000.000 lei, fără a avea acces la ei din cauza contestării H.C.L. nr.229 din 30.12.2020. La momentul actual, S.C. Economat Sector 5 S.R.L are nevoie de un capital de lucru în sumă de aproximativ 4.000.000 lei, bani ce trebuie directionați către acoperirea următoarelor nevoi urgente:

​- Plată utilități curente și restanțe, reprezentând energie electrica, gaz: 152.067 lei

​- Plata furnizori de marfă pentru aprovizionare magazine: aprox. 3.000.000 lei

​- Investiții în sistemul de securitate în magazine: aprox. 500.000 lei

B. Activități principale desfașurate în această perioadă:

​- analiza permanentă a datoriilor la furnizori de produse alimentare și plata acestora în funcție de fondurile bănești disponibile;

​- analiza permanentă a stocurilor de produse alimentare și nealimentare existente în magazine și comenzi pentru completarea acestora;

​- inventarierea materialelor și a produselor aflate în depozitele societății din Jilava și Cosbuc ;

​- analiza activității de marketing și proiectarea unor promoții sau oferte către clienți pentru următoarea perioadă;

​- analiza și stabilirea unei strategii juridice în procesele avute pe rol de către S.C. Economat S.R.L;

​- inventarierea și analiza contractelor aflate în desfașurare (cele 21 acte adiționale);

​- găsirea unor soluții pentru funcționarea echipamentelor aflate în gestiune și spațiile comerciale;

​- s-a procedat la aplicarea prevederilor H.C.L nr. 2019 din 17.12.2020 cu privire la predarea spațiilor de către S.C. Economat Sector 5 S.R.L către Piețe și Direcția Taxe Locale în prezența constructorilor.

C. Probleme rezultate din analiza documentelor societății:

– condiții de muncă dificile în spațiile comerciale, din cauza echipamentelor ce au peste 15 ani vechime, fiind mari consumatoare de energie electrică și extrem de costisitoare din punct de vedere al mentenanței;

– 50% din parcul auto este propozabil pentru casare, inclusiv cele 3 autovehicule, care ar fi trebuit să aprovizioneze magazinele cu marfă;

– la sfârșitul anului 2020 s-au încheiat 21 de acte adiționale (pentru încă 4 luni) la mai multe contracte de prestări servicii, fără o analiză economică, având în vedere situația financiară a societății;

– societatea nu a mai virat contribuțiile aferente salariilor achitate personalului (impozit, contribuții de asigurări sociale și contribuții asigurări de sănătate), fiind posibilă refuzarea serviciilor medicale;

– încadrări de personal, fără să se țină seama de prevederile fișei postului, privind nivelul studiilor (superioare – medii);

– conform procedurii existente, personalul societății trebuie evaluat anual, până la data de 31 ianuarie, perioada evaluată fiind cuprinsă între 01 ianuarie-31 decembrie a anului anterior celui în care se face evaluarea, dar la dosarul personal al angajaților nu există aceste evaluari ale performanțelor profesionale individuale;

– la nivelul societății Economat Sector 5 S.R.L au fost identificate 9 persoane, având prin contract individual de muncă funcția de bază de 8 ore la societatea Economat și al doilea contract de muncă de 4-6 ore, tot la Economat, la sediul central ori la magazinele Economat, deși practic nu puteau indeplini sarcinile și obligațiile ce le reveneau acestora prin fișa postului, deoarece programul de lucru la sediu este între orele 9.00-17.00, iar programul de lucru la magazinele Economat este între orele 08.00-20.00, aceștia fiind obligați să presteze un număr de 14 ore de muncă zilnic;

– la nivelul societății Economat Sector 5 S.R.L nu se întocmesc Note de lichidare, cu ocazia încetării raporturilor de muncă ale angajaților, fapt ce conduce la o serie de evenimente negative;

– evidența contabilă nu este ținută în totalitate, în conformitate cu prevederile legale în vigoare (Legea nr. 82/1991 a contabilității), în sensul că achiziția de materiale este trecută direct pe cheltuieli, fără a fi introduse în depozit pe bază de notă intrare/recepție și scăzute pe bază de bon de consum, iar obiectele de inventar sunt trecute tot direct pe cheltuieli, societatea având sold 0 (zero) la contul „Obiecte de inventar în folosință”, astfel valoarea patrimoniului societății fiind denaturată. Totodată, valoarea patrimoniului este denaturată și prin faptul că deși o parte din mijloacele fixe și-au indeplinit normele de folosință, acestea nu au fost propuse spre clasare și casate;

– altă problemă ce trebuie menționată este nerecuperarea din Fondul național unic de asigurări sociale de stat, a sumei de 600.000 de lei, reprezentând contravaloarea concediilor medicale achitate personalului, practic de la înființarea societății Economat Sector 5 S.R.L. nu s-a recuperat niciun leu;

– la secretariat/registratură, în vederea repartizării documentelor ce urmează a fi soluționate sau întocmite răspunsuri de către persoanele în drept, în vederea păstrării unei evidențe clare a documentelor, a redactării și transmiterii răspunsurilor în termenul legal, nu a existat o vreodată condică, unde să fie trecute documentele distribuite, pentru a putea fi regăsite;

– au fost puse la dispoziție autoturisme unor persoane care nu desfășurau activități de teren, dar în același timp acestea foloseau autoturismul pentru deplasarea de la societate la domiciliu și invers, deci în scop personal, 7 zile din 7, noaptea fiind parcate la domiciliul acestora. Toate autoturismele au avut alocată lunar o cotă de carburant, ceea ce a condus la costuri suplimentare.

În perioada următoare sunt avute în vedere următoarele obiective:

– rezolvarea problemelor legate de Contestația H.C.L nr.229/2020 în instanță pentru a obține documentele necesare de la Registrul Comerțului;

– analiza juridică a tuturor contractelor de servicii pe care S.C. Economat Sector 5 S.R.L le are pentru că societatea este în incapacitate de plată (prin datoriile acumulate și a fondurilor insuficiente care provin din vânzări);

– se continuă predarea spațiilor, concomitent cu finalizarea lucrărilor.

D. Aspecte manageriale cu consecințe pe plan economico-financiar:

Exemplu din ștatul de organizare:

Departament Marketing – 7 angajați (1 director, 1 șef serviciu și 5 referenți);

​Departament Achiziții – 4 angajați (1 director, 1 șef serviciu și 2 referenți);

​Departament Presă, Comunicare și Relații cu publicul – 6 angajați (1 director, 1 șef serviciu și 4 referenți);

​Departament Administrativ – 16 angajați (1 director, 1 șef serviciu și 14 funcționari administrativi);

​Formațiunea de pază – 28 angajați.

Exemplu din Organigrama:

Director Marketing + firmă de consultanță

Director Achiziții + firmă de consultanță

Direcția Tehnică + 9 servicii externalizate

Direcția Presă, Comunicare și Relații cu publicul + 2 firme de consultanță

Formațiunea de pază veghează, dar nu garantează. Au atribuții ce se suprapun cu cele de la magazine (recepționer, șef de depozit)

Oficiul juridic + firmă de consultanță

Lipsa serviciului de contabilitate, financiar și IT

E. CONCLUZII:

​Organizarea S.C Economat Sector 5 S.R.L este supradimensionată, organizarea muncii este fragmentată, cooperarea, conlucrarea între direcții este greoaie și ineficientă.

​Organigrama cuprinde nu mai puțin de 10 funcții de director, dublate de 6 șefi de serviciu și un număr foarte mare de angajați la sediu central, care fie nu își cunosc atribuțiile, fie nu au obiectul muncii, producând costuri mari salariale și de funcționare.

​Sistemul paralel format din departamente Economat și firme de consultanță din același domeniu produce costuri de aproximativ 500.000 lei lunar, care nu pot fi suportate de societate.

​Lipsa compartimentelor proprii economico-financiar și de IT, duc la o funcționare fracționată a activității societații, constituind totodată o vulnerabilitate la adresa ei prin unicitatea și sensibilitatea serviciilor (a prețurilor de achiziții, transferul în cazul schimbării firmelor).

Având în vedere pierderile financiare și datoriile acumulate în mod nejustificativ, aspectele de nelegalitate sau situațiile reieșite din analiza documentelor societății, precum și faptul că organigrama este supradimensionată și nu mai corespunde nevoilor economico- financiare ale societății se dorește reorganizarea S.C. Economat Sector 5 S.R.L. Propunrea este ca această organigramă să intre în vigoare începând cu data de 01.02.2021.

​Acesta a vizat modificarea ștatului de organizare cu reducerea numărului de posturi de director de la 10 la 4, a șefilor de serviciu de la 6 la 5, precum și a numărului de salariați din sediul central și de la magazine.

​Noua organigramă urmărește o așezare logică a departamentelor (servicii, compartimente) în funcție de direcția de muncă pentru a crește nivelul de responsabilitate și conlucrare. Totodata, s-au propus și reduceri salariale la nivelul directorului general, a directorilor cu 10% și cu 5% în privința șefilor de serviciu.

F. PROPUNERI

În perioada urmatoare vor fi avute în vedere următoarele obiective:

– rezolvarea problemelor legate de Contestația H.C.L nr.229/2020 în instanță pentru a obține documentele necesare de la Registrul Comerțului;

– analiza juridică a tuturor contractelor de servicii pe care S.C. Economat Sector 5 S.R.L le are pentru ca societatea este în incapacitate de plată (prin datorii acumulate și a fondurilor insuficiente care provin din vânzări);

– continuarea predării spațiilor, concomitent cu finalizarea lucrărilor.