Prelucrarea datelor cu caracter personal

INFORMARE

PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL DE CĂTRE

SECTORUL 5 AL MUNICIPIULUI BUCUREȘTI

(VERSIUNEA: 2.2 din 16.10.2024)

1. Introducere

Începând cu data de 25 mai 2018, a intrat în vigoare Regulamentul (UE) nr. 679/2016 (RGPD) privind protecția persoanelor fizice în ceea ce priveste prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE, aplicabil în toate statele membre ale Uniunii Europene. În acest sens, vă informăm cu privire la condițiile în care realizăm prelucrarea datelor cu caracter personal în vederea alinierii la dispozițiile noilor reglementări.

Având în vedere:

• Cerințele Regulamentului (UE) nr. 679/2016;
• Cerințele Legii nr. 190/2018 privind aplicarea măsurilor de punere în aplicare a Regulamentului (UE) nr. 679/2016
• Cerințele de reglementare și obligațiile de asigurare a confidențialității informațiilor și datelor cu care se operează la nivelul Sectorului 5 al Municipiului București,

vă prezentăm în continuare elemente despre sistemul nostru de management al securității datelor cu caracter personal: ce fel de date cu caracter personal prelucrăm, modul în care sunt utilizate și de către cine, unde  sunt distribuite aceste date, temeiul prelucrării, durata păstrării, drepturile persoanelor vizate, politici de securitate si alte cerințe.

Când folosiți serviciile noastre, ne încredințați informațiile dvs. Înțelegem că este o mare responsabilitate și ne străduim să le protejăm și să vă oferim putere de decizie în privința acestora.

Sectorul 5 al Municipiului București (Primăria Sectorului 5) actualizează periodic principiile și măsurile tehnice și organizatorice aplicabile securitatii datelor cu caracter personal, aceste principii conținând angajamentul nostru de a proteja confidențialitatea, integritatea, disponibilitatea datelor contribuabililor și partenerilor noștri, online și offline.

Confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor dumneavoastră  personale sunt factori importanți de care ținem seama în cadrul relațiilor cu toate părțile interesate. Ne angajăm să fim transparenți și deschiși.

În conținutul ecestei informări explicăm modul în care primim datele cu caracter personal ce vizează persoana dumneavoastră și cum le gestionăm din momentul în care le deținem.

2. Cine suntem

Sectorul 5 al Municipiului București, cu sediul în str. Fabrica de Chibrituri, nr 9-11, sector 5, București, Cod Fiscal 4433953, telefon 021.314.46.80, e-mail: primarie@sector5.ro, îsi asumă angajamentul de a proteja datele cu caracter personal ale persoanelor vizate și de a se conforma prevederilor legale care  reglementează protecția acestora.

3. Ce categorii de date cu caracter personal colectăm?

Prelucrăm doar datele necesare pentru a furniza servicii pentru contribuabili/cetățeni/petenți și activități suport specifice administrației publice.

În funcție de compartimentul căruia se adresează persoana vizată, colectăm următoarele categorii de date cu caracter personal ale persoanele vizate din exteriorul instituției:

• nume, prenume, adresa, CNP, serie și număr de buletin, date fiscale și date bunuri imobile, numărul de telefon mobil, adresa de e-mail, angajatori, date privind studiile și profesia, date privind infracțiuni, condamnări penale, cazier, originea etnică, date de sănătate ale contribuabililor (potrivit excepțiilor prevăzute de art. 9, alin. (2) / RGPD;
• în cadrul parteneriatelor pentru furnizarea de produse și servicii, colectăm date cu caracter personal ale reprezentanților legali sau delegați, funcția deținută, telefon mobil, adresa de e-mail;

• pentru asigurarea măsurilor de ordine, a pazei și securității persoanelor (angajați, contribuabili, vizitatori, invitați, petenți etc.) și bunurilor se realizează supravegherea video în spațiile aparținând Sectorului 5 al Municipiului București (parcări, intrări, holuri). Astfel, colectăm imagini ale persoanelor care au acces în aceste spații, precum și numerele de înmatriculare ale autovehiculelor cărora li se permite accesul în instituție. Datele sunt stocate pentru o perioadă de timp care nu depășește 30 zile;
• pentru creșterea siguranței sociale (protecția și securitatea persoanelor, bunurilor și valorilor, fluidizarea traficului rutier etc.), prevenirea și combaterea infracționalității stradale, în sectorul 5 se realizează supravegherea video în puncte de interes public, cum ar fi:
  • principalele intersecții stradale de pe raza sectorului 5;
  • parcuri, grădini și locuri de joacă;
  • unități de învățământ;
  • unități de asistență socială;
  • piețe agroalimentare și piețe publice;
  • zone cu risc criminogen și/sau zone în care au fost constatate săvârșirea mai multor infracțiuni.    

Astfel, sunt colectate imaginile surprinse de camerele de supraveghere, a căror durată de stocare nu depășește 30 zile.  

4. Cum obținem datele cu caracter personal despre dvs.?

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (persoana vizată); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online sau la unul sau mai multe elemente specifice, propriei sale identităţi fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Orice date care nu se încadrează în această definiție constituie „date fără caracter personal”.

Sectorul 5 al Municipiului București procesează datele cu caracter personal ale contribuabililor, petenților, ale partenerilor comerciali, vizitatorilor/invitaților sau persoanelor care beneficiază de proiectele sociale implementate la nivel local, a celor care accesează website-ul nostru sau comunică cu noi pe diverse canale de comunicare (e-mail, fax, poștă, întâlniri, participare la evenimente etc.), angajați și colaboratori, alte persoane fizice.

În cazul persoanelor enumerate mai sus, Sectorul 5 al Municipiului București prelucrează datele cu caracter personal obținute astfel:

– în mod direct de la contribuabili / persoane fizice în diferite moduri, incluzând următoarele modalități: contact direct în cadrul întâlnirilor de la sediul instituției, telefonic, primirea de date pe email/fax, trimiterea de cereri/solicitări în acord cu dispozițiile legale (ex. eliberarea unui certificat de urbanism, încheierea unui acord de atribuire a unui loc din parcarea de reședință) și completarea unor documente necesare furnizării serviciilor admnistrației publice locale, completarea unor formulare online, vizitarea sediului,  primirea unor sesizări/petiții în vederea soluționării acestora, formularea unei cereri privind acesul la informațiile de interes public, inclusiv prin intermediul unor aplicații social-media (facebock)  sau trimiterea de CV-uri pentru angajarea pe posturile vacante din cadrul instituției;

– indirect, din alte surse: prin dezvăluiri făcute de alte instituții (transfer de date) dezvăluiri efectuate în interesul dumneavoastră sau interes legitim, prin interogarea bazelor de date naționale unde avem acces reglementat legislativ, dezvăluiri ale altei persoane vizate, dumneavoastră fiind inițial parte terță, devenind prin prelucrare parte vizată. Aceste categorii de informații pot cuprinde numele și datele de identificare ale dumneavoastră, adresa de e-mail, alte informații adiționale despre dumneavoastră.

5. Temeiul legitim al prelucrării datelor cu caracter personal

Ne întemeiem prelucrările de date cu caracter personal pe următoarele temeiuri legitime:

– prelucrările sunt necesare în vederea îndeplinirii unor obligaţii legale care ne revin, servesc interesului legitim și/sau servesc interesului public, sunt necesare pentru executarea unui contract (în interesul persoanei vizate), în conformitate cu prevederile art. 6, alin. (1), lit. b), c), e), f) / RGPD;

– consimțământ: atunci cand prelucrarea nu are la bază o obligație legală sau nu decurge din îndeplinirea obligațiilor legate de funizarea serviciilor  noastre, numai în baza consimțământului persoanei vizate, în conformitate cu prevederile art. 6, alin. (1), lit. a) / RGPD;

– Prin completarea formularelor puse la dispoziție atât pe site-ul Sectorului 5 al Municipiului București, cât și la Registratura Primăriei Sectorului 5, solicitanții își dau acordul cu privire la colectarea și prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituție.

6. În ce scop prelucrăm datele personale?

Prelucrare  înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea.

Sectorul 5 al Municipiului București (Primăria Sectorului 5) procesează date cu caracter personal pentru sprijinirea procesului de furnizare a serviciilor publice și derularea relațiilor comerciale cu toți partenerii nostri.

În continuare sunt enumerate câteva situații:

• procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice;
• colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon și/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice;
• executarea unei operațiuni de plată; gestiune economico-financiară și administrativă;
• soluționare petiții / sesizări; prelucrarea oricăror alte solicitari primite direct sau online, inclusiv formularea răspunsurilor la solicitări;
• încheierea și executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achziție);
• administrarea și întreținerea website-ului;
• activități de recrutare și selecție de candidați calificați, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul institutiei;
• promovarea unor acțiuni și evenimente;
• evidența populației și stare civilă; constatarea și sancționarea contravențiilor; prevenirea și combaterea infracționalității stradale; protecția și securitatea persoanelor și a bunurilor; protecție și asistență socială; servicii de consiliere legală și reprezentare în justiție; tranzacții spații comerciale; gestionarea declarațiilor de avere și de interese;
• pentru analize interne destinate îmbunătățirii serviciilor publice;
• îndeplinirea altor obligații legale specifice domeniului de activitate;
• prelucrări statistice la nivel național; prelucrări în scop de cercetare științifică;
• arhivare

7. Către cine și când poate transfera Sectorul 5 al Municipiului București datele personale?

Transferam date cu caracter personal atunci când cerințele de reglementare ne impun acest lucru; ne conformăm cerințelor legale ori de câte ori primim cereri legate de dvs. de la autorități sau în cazul unui proces.

Atunci când primim astfel de cereri, transmitem datele personale numai dacă suntem convinși, cu bună credință, că legea ne cere să o facem. Nimic din această informare nu vizează limitarea mijloacelor legale de apărare sau obiecțiile pe care le-ați putea avea față de solicitarea unui terț de a divulga informațiile dvs.

Vom partaja cu dumneavoastră informații în această manieră numai dacă apreciem în mod rezonabil, cu bună credință, că este necesar pentru protejarea drepturilor, proprietății și securității dvs. sau ale altor parteneri.

Putem să comunicăm date cu caracter personal unor terțe părți în scopul îmbunătățirii calității serviciilor publice pe care le oferim. Acesti terți au, la randul lor, obligații similare cu ale Sectorului  5 al Municipiului București, în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal.

Unii dintre acestia sunt terțe părți care nu intenționează să prelucreze datele, însă pot avea acces la acestea în îndeplinirea sarcinilor sau în interacțiunile lor cu noi, cum ar fi societăți care asigură intreținere tehnică, auditori financiari, juridici sau privind sistemul de management al calității, organisme de certificare, autorități ale statului.

În timpul navigării dvs pe site-ul web și în scopuri referitoare la utilizarea cookie-urilor, putem transmite datele cu caracter personal catre furnizori de servicii de analiza si de motoare de căutare pentru ca aceștia sa furnizeze servicii de intreținere a site-ului nostru web.

8. Transferarea datelor cu caracter personal în afara Spațiului Economic European (SEE)

Nu transferăm date în afara SEE, cu excepția situației în care unii dintre partenerii Sectorului  5 al Municipiului București au sediul sau își desfășoara activitatea în afara SEE.

În acest caz, efectuăm transferuri de date în afara SEE numai dacă sunt oferite suficiente garanții privind securitatea datelor. În situația în care în urma analizării riscurilor considerăm ca prelucrarea este afectata de riscuri mari vom informa ANSPDCP privind găsirea unei soluții.

9. Drepturile persoanei vizate

Persoană vizată, are următoarele drepturi:

• de a solicita un raport privind prelucrarea datelor cu caracter personal aflate în posesia Sectorului 5 al Municipiului București (persoana vizată are dreptul de a obţine din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care o privesc şi, în caz afirmativ, acces la datele respective și unele informații);
• de a-și retrage consimțământul cu privire la prelucrare, atunci când prelucrarea are la bază consimțamântul, fără însă a afecta legalitatea activităților de prelucrare realizate până în momentul respectiv (persoana vizată are dreptul să îşi retragă în orice moment consimţământul. Retragerea consimţământului nu afectează legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimţământului înainte de retragerea acestuia);
• dreptul la portabilitatea datelor, respectiv dreptul de a primi datele cu caracter personal într-o modalitate structurată, folosită în mod obișnuit și într-un format ușor de citit, precum și dreptul ca aceste date să fie transmise de către Sectorul 5 al Municipiului Bucureșticătre alt operator de date, în măsura în care sunt îndeplinite condițiile prevăzute de lege;
• dreptul la rectificarea datelor cu caracter personal inexacte sau care nu mai sunt de actualitate (persoana vizată are dreptul de a obţine de la operator, fără întârzieri nejustificate, rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care o privesc);
• Dreptul la ștergerea datelor, fără întârzieri nejustificate, („dreptul de a fi uitat”), în cazul în care se aplică unul dintre următoarele motive:
  • acestea nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate sau prelucrate;
  • în cazul în care este retras consimțământul și nu există niciun alt temei juridic pentru prelucrare;
  • în cazul în care persoana vizată se opune prelucrării și nu există motive legitime care să prevaleze;
  • în cazul în care datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
  • în cazul în care datele cu caracter personal trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale;
  • datele cu caracter personal au fost colectate în legătură cu oferirea de servicii ale societății informaționale conform dreptului Uniunii sau al dreptului intern sub incidenta căruia se află operatorul.
• de restricționare a prelucrării, în cazul unui litigiu cu privire la corectitudinea prelucrării datelor cu caracter personal, până la clarificarea sau finalizarea litigiului;
• dreptul la opoziție – daca prelucrarea se bazează pe interese legitime, dreptul de a obiecta la prelucrarea datelor cu caracter personal (acolo unde se aplică). În orice moment, persoana vizată are dreptul de a se opune, din motive legate de situaţia particulară în care se află, prelucrării în temeiul art. 6 alin. (1) lit. e) sau f) sau al art. 6 alin. (1) / RGPD a datelor cu caracter personal care o privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziţii.

Drepturile de mai sus pot fi exercitate în orice moment.

Pentru exercitarea acestor drepturi, cetățenii (persoanele vizate) pot adresa o solicitare în scris, datată și semnată sau în format electronic la următoarea adresă:

• Sectorul 5 al Municipiului București, Fabrica de Chibrituri nr. 9-11, sector 5, Bucuresti, e-mail: primarie@sector5.ro, inclusiv pentru a solicita informări privind măsurile de securitate implementate.

Persoanele vizate au dreptul de a se adresa Autorității Naționale de Supraveghere a  Prelucrării Datelor cu Caracter Personal la adresa din b-dul G-ral Gheorghe Magheru, nr. 28-30, sector 1, București sau prin e-mail la anspdcp@dataprotection.ro. și/sau justiției pentru apărarea oricăror drepturi garantate de legislația privind protecția datelor cu caracter personal care v-au fost încălcate.

10. Perioada de păstrare a datele cu caracter personal

Vom stoca datele cu caracter personal necesare furnizării serviciilor publice conform obiectului de activitate, pentru a păstra legătura cu persoanele vizate și pentru a ne conforma obligațiilor legale aplicabile.

Vom stoca datele dumneavoastră cu caracter personal doar pe perioada de timp necesară pentru atingerea scopurilor de prelucrare expuse mai sus, cu respectarea în același timp a cerințelor legale în vigoare și a interesului de protejare a drepturilor persoanelor vizate.

Daca Sectorul 5 al Municipiului București va stabili că are un interes legitim sau o obligație legală de a prelucra în continuare datele dumneavoastra cu caracter personal și în alte scopuri, veți fi informați în mod corespunzător în acest sens.

Estimăm că activitățile de prelucrare mai sus arătate vor necesita stocarea datelor cu caracter personal pe următoarele perioade:

1. procesarea datelor pentru furnizarea serviciilor publice – conform reglementărilor legale aplicabile prelucrării respective;
2. colectarea datelor prin intermediul formularului de contact, prin e-mail, telefon și/sau fax referitoare la furnizarea serviciilor publice – pe durata în care contribuabilul este arondat Sectorul 5 al Municipiului București;
3. executarea unei operațiuni de plată;
4. prelucrarea oricăror alte solicitari primite online, inclusiv formularea de răspunsuri la solicitări – 1 an de la tratarea solicitării;
5. încheierea și executarea de contracte (spre exemplu: pentru încheierea unui contract de achizitie) – 1 an de la încetare efectelor contractului;
6. activități de recrutare și selecție de candidati calificați, capabili să ocupe posturile vacante din cadrul instituției – în cazul candidaților neselecționați până la retragerea consimțământului de prelucrare;
7. promovarea unor acțiuni și evenimente și a mesajelor de marketing – 1 an de la finalizarea evenimentului.
8. Soluționarea petițiilor/cererilor înaintate sau întocmirea altor documente care conțin date cu caracter personal, conform nomenclatorului arhivistic al Sectorului 5 al Municipiului București.

De asemenea, nu păstrăm datele dvs. personale mai mult decât este necesar, astfel că le păstrăm numai o perioadă suficient de lungă pentru a îndeplini scopul în care le-am colectat conform prevederilor legale aplicabile. De îndată ce nu mai avem nevoie de ele, inițiem acțiuni de distrugere a acestora, cu excepția cazului în care legislația ne impune să le păstrăm o perioadă mai lungă de timp.

Odată ce perioada de prelucrare indicată mai sus expiră, iar Sectorul 5 al Municipiului București nu mai are motive legale sau legitime de a prelucra datele dumneavoastra cu caracter personal, se vor aplica măsuri care vizează ștergerea, anonimizarea, arhivarea sau distrugerea, în conformitate cu procedurile legale aplicabile și cerințele de protejare a intereselor persoanelor vizate.

11. Ce măsuri de securitate utilizează Sectorul 5 al Municipiului București pentru protejarea datele dvs. personale?

Ne angajăm să protejăm datele cu caracter personal de îndată ce suntem în posesia lor prin implementarea de măsuri tehnice și organizatorice de securitate. În ciuda eforturilor noastre, în cazul în care vom identifica o breșă de securitate, vom lua masurile corective adecvate.

Sectorul 5 al Municipiului București a elaborat și implementat politici de confidențialitate, proceduri operaționale și instrucțiuni de lucru pentru pentru personalul propriu, care este instruit periodic în vederea prelucrării datelor cu caracter personal în condiții de legalitate, cât și pentru asigurarea deplină a confidențialității acestora.

Atât în regulamentele interne, cât și în fișele de post ale salariaților sunt prevăzute atribuții și/sau obligații cu privire la asigurarea securității/confidențialității datelor cu caracter personal pe care le prelucrează.

Documentele care conțin date cu caracter personal sunt manipulate în condiții de siguranță și încuiate în dulapuri prevazute cu încuietori cu chei, pentru fiecare salariat.

De asemenea, documentele sunt păstrate în camere speciale prevăzute cu yale și chei, la care are acces numai personalul special desemnat.

Alte măsuri de securitate fizică implementate:

• sisteme de supraveghere video;
• spații împărțite pe zone de securitate;
• acces restricționat pe baza de cartelă de acces;
• accesul, paza și securitatea în Primăria Sectorului 5 se realizează de către personalul poliției locale, special desemnat și instruit.

Pentru protejarea datelor cu caracter personal, Sectorul 5 al Municipiului București utilizează măsuri de pseudonomizare și tehnologii de criptare. Chiar dacă utilizam aceste tehnologii și alte măsuri de securitate pentru a proteja informațiile confidențiale și a oferi securitatea corespunzatoare, nu garantăm ca informația este securizată 100% sau că anumite comunicări  care vizează datele cu caracter personal nu vor fi intârziate, întrerupte, interceptate sau nu vor prezenta erori. Prelucarea și transmiterea de date cu caracter personal este un proces ce poate fi afectat de riscuri de securitate.

Sectorul 5 al Municipiului București utilizează procedurile de securitate și garanțiile pe care le consideră adecvate pentru protejarea datelor personale ale persoanelor vizate, contribuabili sau alte persoane care le furnizează instituției. Scopul nostru este de a preveni accesul neautorizat, de a menține acuratețea datelor, de a asigura utilizarea adecvată a datelor și de a proteja datele împotriva pierderii confidențilității, stergerii, utilizării greșite sau modificării informațiilor aflate sub controlul Sectorului 5 al Municipiului București

12. Actualizarea și asigurarea corectitudinii datelor cu caracter personal

Luăm toate măsurile necesare pentru asigurarea corectitidinii datelor cu caracter personal. Datele identificate ca fiind inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate vor și șterse sau rectificate fără întârziere.

13. Ce se întâmplă în cazul în care actualizăm prezenta politică privind protecția datelor personale?

S-ar putea să fie nevoie să actualizăm această politică. Actualizările vor fi publicate pe site-ul instituției. Dacă modificările sunt substanțiale, vom anunța actualizarea și prin canalele de comunicare obișnuite.

Continuarea utilizării de către dvs. a serviciilor publice oferite de Sectorul 5 al Municipiului București, după data intrării în vigoare a acestor actualizări constituie acceptarea de către dvs. a acestor modificări.

Pentru a vă ușura efortul de examinare, vom publica versiunea și data de intrare în vigoare în partea inferioară a documentului.

14. Contactează Sectorul 5 al Municipiului București

Dacă doriți să corectați datele dvs. cu caracter personal sau alte informații, să modificați modul în care colaborăm și prelucrăm aceste date sau dacă doriți să adresați întrebări despre politicile noastre aplicabile securitatii prelucrarii datelor cu caracter personal, vă rugăm să ne contactați la datele de contact de mai jos:    

Sectorul 5 al Municipiului București

Adresa: str. Fabrica de Chibrituri nr. 9-11, sector 5, Bucuresti,

E-mail: primarie@sector5.ro ,

Tel. 021.314.46.80, 021.314.43.18, 021.311.04.65,

Responsabil cu protecția datelor cu caracter personal

E-mail: protectiadatelor@sector5.ro